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Como reduzir custos com Telecom.

O controle de custos é algo importantíssimo para todos, para famílias, lojas, agências, instituições e, claro, empresas. Analisando e controlando bem os custos, é possível descobrir onde se está errando, onde está indo mais dinheiro, onde está indo menos, no que investir, no que não investir, etc, e para as empresas isto é de suma importância! E como a situação econômica e do mercado sempre andam instáveis, o controle de custos é sempre um assunto tocado nas empresas.

Um dos maiores gastos hoje está relacionado com as telecomunicações e a redução de custos de telefonia é uma das primeiras medidas a serem tomadas. E a cobrança é algo que sempre gera atrito entre clientes e operadoras de telecomunicações; os motivos são diversos, mas é frequente as operadoras cometerem erros que acabam aumentando o valor da conta no final do mês. No caso das empresas, que têm mais dispositivos, linhas e outros recursos, o prejuízo é maior.

Por isso, a TM Telecom separou algumas dicas preciosas para você reduzir custos com a Telecom:

Acompanhe as contas das concessionárias de telefonia.

Primeiro se organize e separe todo o seu inventário. Conheça o seu ambiente de trabalho e certifique-se de que tudo o que é cobrado pelas operadoras é realmente correspondente. Esse acompanhamento deve ser feito todo mês; a análise das faturas leva em consideração não apenas os preços e os serviços utilizados. Os preços cobrados podem ser bem maiores do que os cobrados pelas demais operadoras. Muitas vezes, operadoras emitem faturas de telefonia com erros nos valores, os serviços prestados também podem ser identificados de forma errada, com custos diferentes dos reais. Fazendo a auditoria, ou seja, acompanhando minuciosamente as faturas, é possível perceber quando isso acontece e corrigir este problema. As empresas, inclusive, podem solicitar revisão dos preços às operadoras, e também, por lei, podem recuperar valores de até três anos atrás.

Faça um inventário de suas linhas.

Conforme uma empresa vai crescendo e dando continuidade ao seu trabalho, mudanças vão ocorrendo como colaboradores entrando e saindo, contratados ganhando novas linhas de celulares, novos setores sendo abertos, etc. Fazendo um acompanhamento preciso, é possível identificar quais linhas são e não são utilizadas e solicitar seu desligamento junto às operadoras. Algumas empresas não desligam o ramal de funcionário demitido, ou também há linhas que permanecem ativas mesmo quando os funcionários trabalham exclusivamente com celulares. Esses inventários são bem mais fáceis de serem feitos quando a empresa utiliza softwares de monitoramento e têm processos bem definidos de gestão de telecom.

Regulamente o uso dos colaboradores.

Se os funcionários possuem total acesso aos serviços fornecidos pela operadora de telefonia, podem elevar os custos se não usados com consciência. Eles podem, por exemplo, utilizar o celular corporativo para enviar SMS a programas de TV ou fazer chamadas para serviços com custo por minuto (os 0300). Bloquear ou regulamentar esses recursos pode diminuir o valor das faturas individuais e adicionar um ganho significativo no todo. Uma boa política de uso costuma ser suficiente, já que os colaboradores se conscientizam de que há gastos envolvidos e também passam a utilizar os serviços de telecom de forma responsável. Você pode restringir o uso dos serviços de acordo com a função, funcionários que trabalham apenas no escritório não precisariam de um celular corporativo, por exemplo.

Melhore seus processos internos.

Fazer o controle de custos é algo que envolve diferentes setores, recursos e stakeholders da empresa. Por isso, é muito importante conhecer todos os processos implicados, desde a solicitação de um recurso até seu pagamento –, ou seja, todo o seu caminho. Aperfeiçoar esses processos pode trazer eficiência, reduzir custos e melhorar a produtividade das pessoas envolvidas. Para isso, integre sistemas e automatize os fluxos das atividades de telecom. Quanto mais ajustados estiverem os fluxos de trabalho e as ferramentas, melhor ficará o gerenciamento e mais fácil ficará identificar buracos que estão acabando com os recursos.

Contrate apenas o que a sua empresa precisa.

Cada empresas possui uma atuação distinta, diferentes tipos de negócios e diferentes perfis de clientes. Entender o que é utilizado em cada perfil, grupo de usuários e serviços é fundamental antes de contratar qualquer pacote de serviços. No caso de serviços existentes, um trabalho recorrente de otimização é obrigatório. Boa parte da redução de custos em projetos de Telecom consiste em monitorar o perfil de uso e constantemente ajustar os serviços contratados, pacotes e planos para atender a necessidade do seu negócio, e assim utilizar os recursos da forma mais otimizada possível.

Considere o BYOD.

Se a sua empresa se encaixar com este perfil e você tiver total certeza que seus funcionários irão aderir da forma correta, considere o BYOD. O Bring Your Own Device consiste em autorizar os funcionários a trabalharem com seus computadores e telefones pessoais. O BYOD pode representar economia, porém, é preciso ter cuidado com a abertura das informações corporativas. É preciso observar também a possível procrastinação e distração que pode aparecer, devido o uso de dispositivos pessoais. Uma boa consultoria em telecomunicações também analisa os benefícios e riscos desse novo sistema de trabalho.

Busque ajuda com um fornecedor especializado em serviços de telecom.

Uma ótima dica é buscar um fornecedor com serviços flexíveis, alta capacidade e disposto a ajudar sua empresa. As empresas mais modernas oferecem soluções de customização de sistema de dados, conexão, melhorias na velocidade e na segurança da informação, entre outros. Tudo isso com custos mais controláveis e previsíveis.